Abra a sua agenda de setembro. Não a lista de objetivos, a agenda. Se for como a maioria das que me chegam, tem um kick-off à segunda, um alinhamento à terça, uma sessão de «vamos pôr toda a gente na mesma página» à quarta e, à quinta, uma reunião para fechar o que ficou aberto nas três anteriores. A sexta é para recuperar os e-mails que as reuniões impediram de responder. Chama-se a isto arrancar o ano.

Todos os anos, nesta semana, ouço a mesma queixa: temos reuniões a mais. E todos os anos respondo a mesma coisa impopular: não têm. Têm decisões a menos.

A reunião é o sintoma mais visível de uma doença que ninguém quer reconhecer. Quando uma organização não sabe quem decide, decide-se em grupo. Quando não sabe quando se decide, marca-se outra reunião. Quando ninguém quer assumir sozinho o risco de uma escolha, convoca-se toda a gente, para que o risco fique distribuído por doze pessoas e não pertença a nenhuma. A agenda cheia de setembro não é sinal de excesso de trabalho; é sinal de ausência de dono.

Dou formação a equipas de liderança desde 2001, de multinacionais a empresas familiares, e há um exercício que faço sempre que me pedem para «otimizar as reuniões». Peço às pessoas que apanhem as últimas dez reuniões da agenda e que escrevam, ao lado de cada uma, a decisão que dela saiu. Não o tema, não as conclusões, não o «ficou combinado que». A decisão: uma frase com um verbo no futuro, um nome próprio e uma data. A maioria não consegue preencher metade. As reuniões existiram, as horas contaram, os slides estavam bonitos. Decisão, nenhuma.

E é aqui que a conversa muda.

A pergunta deixa de ser «como fazemos menos reuniões?» e passa a ser «quem é que aqui tem autoridade para dizer sim ou não sem pedir licença a mais ninguém?». Enquanto essa pergunta não tiver resposta clara, nada do resto ajuda: nem a agenda partilhada, nem o limite dos trinta minutos, nem a regra do «sem portátil». A reunião continua a ser o único sítio onde uma decisão pode nascer, e a organização inteira aprende a esperar por ela.

Os kick-offs de setembro são o exemplo mais puro. Reúne-se a empresa para anunciar prioridades que ainda não foram decididas, alinhar equipas em torno de um plano que ainda vai ser discutido e pôr toda a gente na mesma página de um documento que ninguém escreveu. Sai-se dali com energia e sem nada para fazer na segunda-feira seguinte. O plano anuncia-se em setembro e decide-se, com sorte, em novembro; até lá, cada reunião é um ensaio geral de uma peça que nunca estreia.

O que proponho é simples e desconfortável. Antes de marcar qualquer reunião este mês, responda a três perguntas. Que decisão vai sair daqui? Quem a toma? E, se essa pessoa já sabe o que quer decidir, para que precisa da reunião? Se a resposta à primeira for «vamos ver», não é uma reunião, é uma conversa, e as conversas cabem num corredor. Se a resposta à segunda for «todos», é ninguém. Se a resposta à terceira for «para que ninguém se queixe depois», parabéns: acaba de descobrir para que serve, de facto, a maior parte das reuniões da sua empresa.

Nada disto quer dizer que se deva decidir sozinho e à pressa.

Quer dizer que a reunião é o momento de preparar uma decisão ou de a comunicar, não o sítio onde ela se esconde. As melhores equipas com que trabalho reúnem-se pouco e discordam muito: sabem exatamente quem tem a última palavra e não gastam horas a fingir que a última palavra é de todos. As outras alinham-se todas as semanas e continuam desalinhadas; não por falta de reuniões, por falta de alguém que diga «é assim, avançamos».

Um conselho para esta semana, sem custos: no próximo kick-off, conte quantas vezes ouve «vamos alinhar» e quantas vezes ouve «decidi». Se a diferença for grande, não marque mais nada. Marque uma pessoa.

E se, mesmo assim, precisar de uma reunião para decidir quem decide, marque-a para outubro. Em setembro toda a gente está na mesma página. Só ninguém sabe qual.

Sofia Castro Fernandes escreve às quinta-feiras no MOTIVO. Leia outras crónicas da autora:

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