«Não tiro férias há três anos. Se eu parar, aquilo parte.»

Quem o disse foi uma diretora de equipa, a meio de uma formação em julho, entre o riso e o desabafo. A sala riu-se com ela. E alguém, ao fundo, disse aquilo que se diz sempre nestas alturas: «É porque és insubstituível».

Ninguém reparou no que tinha acabado de acontecer. Aquela pessoa descreveu uma falha grave da empresa onde trabalha e recebeu por isso um aplauso.

Em 25 anos a entrar em organizações, esta é uma das coisas que mais me impressiona: a pessoa que não pode faltar é apresentada como um troféu. Diz-se dela que veste a camisola, que está sempre disponível, que é um pilar. Os engenheiros, que lidam com sistemas e não com pessoas, têm outro nome para a mesma realidade. Chamam-lhe ponto único de falha. E, ao contrário de nós, não o consideram uma virtude: numa infraestrutura crítica, um ponto único de falha corrige-se com urgência. Numa equipa, damos-lhe um bónus no fim do ano.

Agosto é o mês em que isto fica visível. Escrevemos a mensagem de ausência (o famoso e, tantas vezes mentiroso, out of office), dizemos que estamos sem acesso ao email e, dez minutos depois, respondemos a três, diretamente da esplanada. Costuma discutir-se este assunto como se fosse uma questão de força de vontade, de higiene digital, de disciplina pessoal. Não é. Quando alguém não consegue desligar, o que falhou quase nunca foi o carácter dessa pessoa. Foi a empresa nunca ter construído uma alternativa para a sua ausência.

E, no entanto, também vejo o contrário, e vale a pena dizê-lo.

Há organizações que aprenderam. Passaram a preparar as substituições com semanas de antecedência, escreveram o que só existia na cabeça de alguém, e sobretudo deram a quem fica poder de decisão e não apenas a função de reencaminhar e-mails. A diferença entre delegar e despachar mede-se nesse ponto exato: quem me substitui pode decidir, ou só pode guardar o assunto até eu voltar? Nas empresas onde a resposta é a primeira, agosto passa e ninguém dá por nada. Sem heroísmo, sem drama, sem chamadas às onze da noite.

Onde é que falham as outras? Falham em três sítios, quase sempre os mesmos. Falham no conhecimento que vive dentro de uma só pessoa e que nunca ninguém pediu para ser escrito, porque enquanto ela está presente ninguém sente falta dele. Falham em formar equipas capazes de executar tudo e autorizadas a decidir nada, o que garante que qualquer ausência se transforma em paragem. E falham nas chefias que confundem confiança com controlo, e que só descansam se forem consultadas, o que ensina toda a gente a consultá-las sempre, inclusive em agosto.

Há um exercício simples que faço com equipas e que costuma provocar um silêncio incómodo.

Peço a cada pessoa que escreva o que aconteceria se desaparecesse durante três semanas, sem aviso. Não o que ficaria por fazer, mas o que ninguém na equipa saberia fazer. Depois, cruzamos as listas. Tudo o que aparece numa única folha é risco da empresa, não mérito de quem o escreveu. E, curiosamente, a lista mais longa é quase sempre a de quem tem mais anos de casa, a mesma pessoa que costuma ser elogiada por ser um pilar. A partir daí o trabalho é claro: cada um escolhe um item da sua lista e ensina-o a alguém antes de sair de férias. Uma tarde de trabalho, no máximo. É o melhor investimento de agosto que conheço.

Volto àquela sala. Ao fim do dia, já sem plateia, a diretora que não tirava férias há três anos disse-me uma coisa mais honesta do que a que tinha dito de manhã. Que o que a assustava não era a empresa parar sem ela. Era descobrir que não parava.

Essa é a conversa que a maior parte das organizações nunca teve com as suas pessoas: a de que ser dispensável durante três semanas não retira valor a ninguém, retira risco a todos. E que uma equipa que funciona sem o seu líder em agosto não é um sinal de que ele é desnecessário. É a prova de que fez bem o seu trabalho durante o resto do ano.

Se a sua empresa parasse três semanas, o que é que parava mesmo com ela? E, se a resposta for "quase tudo", de quem é verdadeiramente o problema?